Dana Kas Kecil

 Definisi  dan Karakteristik Kas Kecil (Petty Cash)

1.Definisi Kas Kecil

Definisi dana kas kecil sebagai “sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melyani pengeluaran-pengeluaran  tertentu.Biasanya pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran -pengeluaran yang jumlahnya tidak besar,pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank (dengan cek)”.

2.Karakteristik Kas kecil

a. Jumlahnya dibatsi sehingga tidak melebihi atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.

b.Digunakan untuk mendanai taransaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari

c. Disimpan ditempat khusus,Misalnya dikotak kecil yang biasa disebut petty cash box atau didalam sebuah amplop.

d.            Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan ditingkatan pemula(Junior cashier)

                                                            

 Mengelola Kas Kecil

Salah satu tugas tugas sekretaris adalah mengelola kas

Kegiatan yang diperlukan oleh sekretasris untuk mengelola kas kecil antara lain:

1.      Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan terhadap segala pengeluaran kas kecil.

2.      Uang sebaiknya disimpan di peti uang agar aman.setiap selesai jam kantor,peti uang disimpan di lemari besi atau laci meja lalu dikunci agar aman.

3.      Setiap pengeluaran harus mempunyai bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggung jawabkan serta sah menurut hukum. Pada akhir bulan, bukti-bukti pengeluaran yang telah terkumpul dibuatkan laporan petty cash

4.      Melakukan pencatatan pengeluaran kas kecil pada buku kas kecil pencatatan dapat dilakukan dengan dua macam:

A.    Sistem dana tetap (imprest fund system),yaitu system yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap

B.     System dana tidak tetap (fluctuation fund system),yaitu system yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah(fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang berkaitan kas kecil

5.      Mempertanggung jawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama

 Perlengkapan Administrasi Dana kas Kecil

1.      Tahap-tahap Pembentukan Dana Kas kecil

A.    Menaksir jumlah uang yang diperlukan utuk dana kas kecil

B.     Setelah jumlahnya ditentukan,selanjutnya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan untuk dana kas kecil

C.     Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut disimpan oleh kasir kas kecil

D.    Berdasarkan bukti-bukti taransaksi tersebut,pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.

2.      Perlengkapan Mengelola Administrasi Dana kas kecil

A.    Bukti transaksi Penerimaan atau pengisian kembali Dana kas kecil seperti Cek

B.     Bukti Transaksi

C.     Peralatan Menulis

D.    Alat Untuk Menghitung

E.     Formulir Jurnal

F.      Formulir Penerimaan dan Pengeluran atau Mutasi Dana kas kecil

G.    Buku kas kecil

 Peralatan/Dokumen yang dibutuhkan

1.      Jenis Perlatan/Dokumen yang dibutuhkan

A.    Bukti Kas Kecil

B.     Cek

C.     Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

D.    Bukti Pengeluaran Kas Kecil

E.     Permintaan Pengisian Kembali kas kecil

2.      Catatan Akuntansi yang digunakan

A.    Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal)

B.     Registrasi Cek (Check Register)

C.     Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

 Fungsi – Fungsi yang Terkait dengan Kas Kecil

1.      Fungsi Kas

2.      Fungsi Akuntansi

3.      Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

4.      Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai

5.      Fungsi Pemeriksa Intern

 Prosedur pembentukan dana kas kecil

1.                  Bagian utang menyerahkan bukti kas keluar dan surat keputusan pembentukan dana kas kecil (SK) ke bagian kasa.BKK dibuat rangkap3,2rangkap bersama SK dikirim ke bagian kasa dan 1rangkap dicatat dalam Register bukti kas keluar Bagian utang kemudian mencatat pembentukan dana kas kecil didalam registrasi bukti kas keluar dengan jurnal.

2.                  Berdasarkan BKK,bagian kasa membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek.kemudian cek dan BKK lembar ketiga diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan BKK lembar pertama serta SK diserahkan ke bagian jurnal setelah ada cap lunas dan bagian kasa.bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal.

3.                  Pemegang dana kas kecil menggunakan cek yang sudah di otorisasi untuk menguangkan cek ke Bank dan menyimpan uang tunai tersebut sementaraBKK rangkap ke 3 di arsipkan menurut nomor

4.                  SK bersama BKK rangkap pertama dikirim oleh bagian utang kebagian jurnal,bagian ini juga mencatat nomor cek pada register BKK.

5.                  Bagian jurnal mencatat pengeluran kas dalam register cek berdasarkan BKK rangkap pertama kemudian dokumen-dokumen tersebut diarsipkan

 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil

1.                  Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluran kas kecil (PPKK) rangkap 2 dan dikirim kepada pemegang dana kas kecil.

2.                  Berdasarkan PPKK 2 rangkap tersebut,pemegang dana kas kecil menyerahkan uang kepada peminta,kemudian PPKK rangkap pertama dikirim kembali kepada pemakai dana kas kecil bersama dengan penyerahan uangtunai dan PPKK rangkap kedua diarsipkan sementara menurut abjad.

3.                  PPKK lembar pertama diarsipkan sementara menurut nomor kemudian pemakai dana kas kecil mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung dan membuat bukti pengeluaran  kas kecil (BPKKP,selanjutnya PPKK rangkap pertama yang sudah diarsipkan sementara bersama dokumen pendukun g (DP) dan BKK dikirim kepada pemegang dana kas kecil.pemegang dana kas kecil memeriksa pertanggung jawaban pemakaian dana kas kecil berdasarkan DP,PPKK 2rangkap dan DP yang sudah diarsipkan tadi diambil kembali kemudian BPKK,PPKK rangkap pertama dan DP diarsipkan sementara menurut nomor sampai dengan saat pengisian kembali kas kecil sementara PPKK rangkap kedua dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas dan diarsipkan secara permanen menurut nomor.

 Prosedur pengisian Kembali Dana kas kecil.

1.      Sekretaris membuat form permohonan pengisian dana kas kecil yang sudah disetujui oleh pimpinan

2.      Kemudian dibuat Acc yang sudah disetujui oleh pimpinan dan diberikan kepada kasir

3.      Setelah itu, baik kasir maupun sekretaris membuat BKT. Pada lembar pertama dan lembar ketiga diberikan kepada kasir sedangkan lembar kedua dipegang oleh sekretaris.

 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Dalam Pengelolaan dana kas kecil,terdapat dua metode pecatatan kas kecil yang dapat digunakan metode yang biasa digunakan yaitu imprest fund system dan fluctuating fund system.

1.      Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

a.       Definisi Sistem Dana Tetap

Pada imprest fund system jumlah dana kas kecil selalu konstan dan              tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlah uang yang ditetapkan untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu,atau satu bulan.

b.      Ciri-Ciri Sistem Dana Tetap

Ø  Pengelolaan kas kecil meminta penggantian kepada kas umum dengan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan.

Ø  Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang jumlahnya sama dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan.

Ø  Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, maka bukti-bukti pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh pemegang kas umum.

c.       Keuntungan Sistem Dana Tetap

Ø  Menghemat waktu bagi kasir kas kecil karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.

Ø  Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

d.      Ketentuan di dalam Sistem Dana Tetap

Ø  Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan cek.

Ø  Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melalui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.

Debet	Tanggal	Uraian	Bukti	Kradit	Pos pengeluaran
					ATK	Transportasi	Rapat

2.      Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuating Fund System)

a.       Definisi Sistem Dana Tidak Tetap

Fluctuating Fund System adalah suatu sistem pengelolaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu , satu bulan , Dsb.

b.      Ciri-Ciri Pengelolaan Sistem Dana Tidak Tetap

Ø  Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat di debit dalam akun kas kecil. 

Ø  Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil .

c.       Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana .

Tanggal	Bukti	Uraian	Debet	Kredit	Saldo